Jobdesk Staff Administrasi bagi Kelancaran Operasional Bisnis

Peran staff administrasi dalam dunia bisnis tidak bisa dipandang sebelah mata. Kenyataannya, staff administrasi memiliki peran penting bagi perusahaan. Salah satu peran tersebut adalah menjaga kelancaran operasional perusahaan.

Pada artikel kali ini kita akan mengulas tugas dan jobdesk seorang staff administrasi. Selain itu, kita juga akan membahas mengapa posisi ini penting dan cukup berpengaruh bagi keberhasilan bisnis sebuah perusahaan.

Mengenal Peran Staff Administrasi dalam Bisnis

Staff administrasi memainkan peran penting terhadap operasional sebuah bisnis. Mereka bertanggung jawab pada berbagai tugas dan hal-hal yang mendukung operasional harian.

Sehingga, tim manajemen dan departemen lain bisa bekerja lebih efisien. Beberapa support yang dilakukan staff administrasi diantaranya persoalan administratif, manajemen data dan dokumen, hingga melakukan koordinasi antar tim terkait.

Tugas dan Jobdesk Staff Administrasi

Manajemen Data dan Dokumen

Staff administrasi bertanggung jawab untuk mengelola data dan dokumen perusahaan, termasuk pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan dan pencatatan data dan dokumen yang akurat.

Koordinasi Internal

Memastikan koordinasi yang baik antara departemen-departemen yang berbeda adalah tanggung jawab staff administrasi. Hal ini termasuk dalam hal scheduling meeting, pembagian tugas, dan komunikasi internal.

Mengatur Schedule

Staff administrasi juga bertugas membantu mengatur jadwal pertemuan, acara, dan kegiatan internal bisnis. Sehingga, diharapkan kegiatan tersebut bisa berjalan sesuai rencana.

Mengelola Komunikasi

Staff administrasi juga bertanggung jawab terhadap komunikasi internal dan eksternal perusahaan, seperti telepon, email, dan surat. Hal-hal itu merupakan tanggung jawab yang diemban oleh staff administrasi.

Mengkoordinir dan Mengelola Pengadaan Peralatan Kantor

Staff administrasi juga bisa bertanggung jawab terhadap pengelolaan persediaan peralatan kantor dan mengkoordinasikan pemesanan terhadap vendor terkait.

Penerimaan dan Pendaftaran Tamu

Bagi perusahaan besar, tentu mereka memiliki resepsionis yang bertugas menangani penerimaan dan pendaftaran tamu yang berkunjung.

Namun, bagi perusahaan yang belum terlalu besar, staff administrasi biasanya bertanggung jawab dalam hal menyambut dan pendaftaran tamu. Mereka juga memastikan kunjungan dan tujuan tamu tersebut bisa berjalan dengan baik.

Mengelola Keuangan Dasar

Di beberapa perusahaan yang tidak terlalu besar, staff administrasi juga bertugas untuk mengelola tugas keuangan dasar, seperti pengeluaran dan pembayaran terkait peralatan kantor.

Menjaga Fasilitas Kantor

Staff administrasi akan memastikan fasilitas kantor tetap dalam kondisi yang baik, termasuk penanganan peralatan, kebersihan, dan melakukan perbaikan kecil.

Menangani Urusan Surat Menyurat dan Dokumentasi

Staff administrasi seringkali menjadi orang pertama yang menangani urusan surat menyurat dan membantu dalam menyusun laporan atau dokumen tertentu.

Mensuport Keutuhan Tim Manajemen

Dalam beberapa kasus, staff administrasi juga memberikan dukungan langsung pada tim manajemen termasuk tugas-tugas administratif.

Keterampilan Utama Sebagai Staff Administrasi

Kemampuan Organisasi dan Komunikasi yang Baik

Mengelola berbagai tugas yang berhubungan dengan lintas divisi, tentu memerlukan kemampuan organisasi yang baik.

Kemampuan Multitasking

Staff administrasi sering kali harus menghadapi banyak tugas sekaligus, sehingga memerlukan keterampilan multitasking yang baik.

Ketelitian dan Keakuratan

Keterampilan dalam memeriksa data secara detail dan memastikan akurasi pada dokumen tersebut adalah hal yang krusial bagi seorang staff administasi.

Kemampuan Mengoperasikan Komputer

Mengoperasikan perangkat lunak dan sistem komputer yang digunakan adalah hal penting bagi seorang staff administrasi.

Kemampuan Penyelesaian Masalah

Dalam situasi yang kompleks, staff administrasi juga harus mampu memecahkan masalah dengan cepat dan efektif.

Keterampilan Kerja Tim

Bekerja dengan anggota tim dan departemen lain membutuhkan kemampuan bekerja tim yang baik.

Keterampilan dalam Mengelola Waktu

Mengatur waktu dengan efisien memungkinkan staff administrasi dapat menangani semua tugas dengan baik.

Peran staff administrasi dalam bisnis ternyata sangat penting, khususnya dalam menjaga kelancaran operasional bisnis. Dengan tugas yang mencakup berbagai aspek, staff administrasi memiliki peran dalam mendukung tim manajemen dan departemen lainnya untuk bekerja dengan efisien.

Keterampilan seperti organisasi, komunikasi, dan ketelitian sangat diperlukan dalam menjalankan tugas-tugas yang beragam dan kompleks.

Perlu diingat, peran staff administrasi tidak hanya tentang menjalankan tugas rutinan saja, tetapi juga mendukung keseluruhan tim dalam mencapai tujuan bisnis perusahaan.

Dengan mengelola administrasi yang baik, staff administrasi bisa membantu dan menciptakan lingkungan kerja yang teratur, efisien, dan produktif.