Apa Itu Stock Opname? Berikut Tujuan dan Langkahnya

Beranda ยป Apa Itu Stock Opname? Berikut Tujuan dan Langkahnya

Sebagai pemilik bisnis, tentu kita ingin memastikan secara rutin bahwa jumlah barang yang tersedia sesuai dengan catatan yang ada. Jika terdapat selisih antara keduanya, hal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan investigasi untuk mencari penyebabnya. Kegiatan ini dalam bidang akuntansi dikenal sebagai stock opname.

Mengapa kegiatan ini penting? Jawabannya jelas. Bayangkan jika ada pelanggan yang ingin membeli produk, namun ternyata stoknya kosong. Padahal menurut catatan, stok barang seharusnya masih ada. Hal inilah yang akan terjadi jika kita tidak pernah melakukan pengecekan secara nyata antara catatan dan jumlah fisik barang.

Apa itu stock opname?

Stock opname adalah kegiatan menghitung barang di gudang atau dalam bisnis, kemudian membandingkannya dengan catatan yang ada. Penghitungan ini tidak hanya berlaku untuk barang dagangan, tetapi juga untuk semua barang inventaris.

Intinya, proses ini dilakukan untuk memastikan apakah jumlahnya sudah sesuai. Jika sudah, berarti tidak ada masalah. Namun jika tidak sama, berarti ada sesuatu yang perlu diselidiki lebih lanjut. Contoh penyebab ketidaksamaan antara lain pencurian barang, kerusakan, dan penyusutan karena penyimpanan yang terlalu lama di gudang.

Tujuan stock opname

Tujuan dari stock opname sebenarnya bukan hanya sekedar menghitung fisik barang untuk mencocokkan jumlahnya, tetapi juga memiliki beberapa tujuan penting yang sangat berpengaruh pada perjalanan bisnis. Tujuan-tujuan tersebut antara lain:

Mengetahui informasi yang benar tentang jumlah barang

Kita tidak boleh hanya mengandalkan catatan barang dalam bisnis sebelum memverifikasinya sendiri bahwa jumlahnya memang benar. Oleh karena itu, secara rutin perlu dilakukan penghitungan kembali melalui kegiatan stock opname.

Membuat strategi yang lebih tepat di masa depan

Saat melakukan stock opname, kita akan menemui berbagai kondisi, mulai dari barang rusak, hilang, kekurangan, hingga kelebihan stok. Hal-hal tersebut dapat menjadi bahan evaluasi atau alat kontrol untuk membuat strategi yang lebih tepat di masa depan.

Misalnya, agar kedepannya kita tidak menimbun terlalu banyak barang yang kurang laku, atau tidak menyimpan barang-barang tersebut di tempat tertentu yang bisa menyebabkan kerusakan.

Mendapatkan nilai Harga Pokok Penjualan (HPP)

Mendapatkan nilai HPP sangat penting dalam menghitung laba atau rugi bisnis. Untuk menghitung HPP, kita membutuhkan informasi terkait persediaan awal, total pembelian, dan persediaan akhir yang akurat.

Tiga poin di atas menekankan betapa pentingnya stock opname. Kegiatan ini tidak boleh diabaikan hanya karena kita sudah memiliki catatan.

Waktu melakukan stock opname

Selanjutnya, penting untuk menentukan waktu yang tepat dalam melakukan stock opname. Sebenarnya, tidak ada waktu khusus untuk stock opname. Semuanya kembali pada kebijakan masing-masing bisnis.

Ada yang melakukannya setiap tiga bulan, empat bulan, setiap semester, atau bahkan setahun sekali. Semua tergantung pada keputusan. Namun, yang perlu diketahui dan pertimbangkan adalah kegiatan ini membutuhkan waktu yang sedikit lebih lama. Tentu kita perlu menyisihkan waktu untuk menghitung dengan teliti dan menyeluruh. Dibutuhkan konsentrasi dan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan yang dapat mengakibatkan pekerjaan dilakukan secara berulang.

Untuk melakukan stock opname, kita perlu memilih waktu yang tidak mengganggu waktu operasional. Dalam arti lain, kita perlu menghentikan pergerakan barang-barang dalam bisnis agar data yang diperoleh benar-benar akurat. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:

Lakukan saat oprasional bisnis tidak berjalan

Misalnya saat toko tutup di hari libur (tidak ada konsumen), sehingga asumsinya adalah tidak ada barang yang keluar atau masuk. Dengan demikian, kita tidak akan kehilangan penjualan atau pembelian selama proses stock opname.

Persiapkan tim yang akan melakukan stock opname

Pastikan mereka terlatih dan mengerti prosedur yang harus diikuti. Jika memungkinkan, bisa libatkan lebih dari satu orang untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi.

Siapkan daftar barang yang akan diperiksa

Daftar ini sebaiknya mencakup semua item yang ada di gudang atau inventaris, termasuk jumlah awal, jumlah pembelian, dan jumlah yang seharusnya ada berdasarkan catatan.

Hitung jumlah barang fisik di gudang

Mulailah dengan menghitung jumlah fisik barang di gudang atau tempat penyimpanan. Lakukan ini satu per satu dan pastikan tidak ada barang yang terlewat.

Catat dan bandingkan

Catat hasil penghitungan fisik barang. Tulis jumlah fisik yang ditemukan untuk setiap item yang diperiksa. Bandingkan jumlah fisik dengan catatan yang ada. Periksa jika ada selisih dan lakukan identifikasi yang menjadi penyebabnya.

Bandingkan selisih antara jumlah fisik dan catatan. Jika terdapat selisih, lakukan investigasi lebih lanjut untuk mengetahui penyebabnya. Misalnya, jika ada barang yang hilang, periksa catatan keluar masuk barang atau lakukan pemeriksaan keamanan.

Evaluasi temuan stock opname

Gunakan informasi yang diperoleh untuk mengidentifikasi masalah untuk membuat perbaikan. Misalnya, jika ada kelebihan stok, pertimbangkan untuk mengurangi pembelian di masa mendatang untuk menghindari penumpukan barang yang tidak terjual.

Lakukan perhitungan HPP jika diperlukan

Dengan menggunakan informasi persediaan awal, total pembelian, dan persediaan akhir yang akurat, kita dapat menghitung HPP yang diperlukan untuk perhitungan laba atau rugi.

Buat laporan stock opname yang mencakup temuan, tindakan perbaikan yang diambil, dan rekomendasi untuk masa depan.

Proses stock opname dapat membantu dan memastikan catatan persediaan sesuai dengan jumlah barang. Jika terjadi selisih, maka dengan stock opname bisa membantu kita menemukan masalah yang mungkin terjadi, seperti pencurian, kerusakan, atau ketidakakuratan catatan.
Dengan melakukan stock opname secara teratur, kita dapat meningkatkan efisiensi stok dan menghindari kehilangan yang tidak perlu.

Scroll to Top